Rozliczanie zaliczek za media: nadpłaty, niedopłaty i rozliczenie przy zmianie najemcy
Najemcy płacą stałe miesięczne zaliczki za wodę, prąd, gaz i ogrzewanie — Brokik wystawia je automatycznie co miesiąc. Gdy dostawca lub zarządca budynku przyśle rozliczenie, wpisujesz kwotę. Brokik zna zaliczki, które już wystawił, i pokazuje nadpłatę lub niedopłatę dla każdego mieszkania osobno.
Konto zarządcy założysz bez numeru VAT.
Znasz to z końca roku?
Rozliczenie zaliczek w arkuszach kalkulacyjnych działa przy pięciu mieszkaniach. Przy pięćdziesięciu zamienia się w tygodnie żmudnej pracy.
Dziesiątki arkuszy
Każde mieszkanie ma własny arkusz z zaliczkami, kwotami z rozliczeń i różnicami. Jedna pomyłka w formule i całe rozliczenie trzeba poprawiać od nowa.
Przepisywanie liczb z dokumentów od dostawcy
Rozliczenie od dostawcy wody, energii albo zarządcy budynku podaje kwotę dla każdego mieszkania osobno — przy pięćdziesięciu mieszkaniach to pięćdziesiąt dokumentów do otwarcia, przeczytania i ręcznego przepisania.
Ręczne liczenie różnic
Zaliczki kontra kwota z rozliczenia — dla każdego medium i każdego najemcy osobno. Przy 50 mieszkaniach to całe dni pracy.
Zaliczki kontra kwota z rozliczenia — czarno na białym
Dla wybranego okresu Brokik zestawia sumę wystawionych zaliczek z kwotą z rozliczenia od dostawcy lub zarządcy budynku. Wynikiem jest konkretna kwota nadpłaty lub niedopłaty.
| Medium | Zaliczki | Kwota z rozliczenia | Różnica |
|---|---|---|---|
| Woda | 1 440 zł | 1 516 zł | −76 zł |
| Prąd | 1 800 zł | 1 694 zł | +106 zł |
| Gaz | 960 zł | 1 010 zł | −50 zł |
| Ogrzewanie | 2 400 zł | 2 522 zł | −122 zł |
| Razem | 6 600 zł | 6 742 zł | −142 zł |
Niedopłata: 142 zł
Niedopłatę doliczasz jednym kliknięciem do kolejnej miesięcznej faktury najemcy. Nadpłatę widzisz w raporcie i rozliczasz ją z najemcą osobno.Jak to działa w Brokik
Od stałych zaliczek do rozliczonej różnicy — pięć kroków, ekran po ekranie.Ustawiasz zaliczki dla mieszkania
Dla każdej nieruchomości definiujesz stałe miesięczne zaliczki osobno dla wody, prądu, gazu i ogrzewania — tak jak w umowie najmu.Brokik co miesiąc wystawia fakturę z zaliczkami
Każda miesięczna faktura najemcy zawiera czynsz i ustawione zaliczki — Brokik wystawia ją automatycznie, bez Twojej pracy.Wpisujesz kwotę z rozliczenia
Gdy dostawca albo zarządca budynku przyśle dokument rozliczeniowy, wpisujesz łączną kwotę za okres — osobno dla każdego medium albo jedną sumą. To jedyna dana, której Brokik potrzebuje do rozliczenia.Brokik od razu pokazuje różnicę
Brokik zna zaliczki, które już wystawił, zestawia je z wpisaną kwotą i od razu wylicza nadpłatę lub niedopłatę dla każdego medium. Podpowiada też nową miesięczną zaliczkę na kolejny okres.Niedopłatę doliczasz jednym kliknięciem
Jednym kliknięciem dodajesz niedopłatę jako dodatkową pozycję do następnej faktury najemcy. Nadpłatę widzisz w raporcie i rozliczasz ją osobno.
Rozliczenie mediów przy zmianie najemcy — krok po kroku, z obu stron
Ten sam przebieg z dwóch miejsc: ekran właściciela lub zarządcy i ekran najemcy. Wszystkie zrzuty pochodzą z działającej aplikacji Brokik.
Stała zaliczka i cena za jednostkę
Początek najmuWłaściciel lub zarządca: W ustawieniach medium włączasz stałą zaliczkę i odczyty kontrolne oraz wpisujesz cenę za kWh, m³ lub GJ. Najemca: Płacisz co miesiąc tę samą zaliczkę — na fakturze widzisz czynsz i zaliczkę za media, jak dotąd. Odczyt licznika ze zdjęciem — co miesiąc
Co miesiącWłaściciel lub zarządca: Widzisz odczyt najemcy razem ze zdjęciem i zatwierdzasz go jednym kliknięciem. Zaliczka na fakturze się nie zmienia. Najemca: Gdy przychodzi prośba o odczyt, wpisujesz stan licznika i dodajesz zdjęcie — prosto z telefonu. Rozliczenie tymczasowe — w trakcie najmu albo na dzień wyprowadzki
WyprowadzkaWłaściciel lub zarządca: Brokik liczy zużycie z odczytów po Twojej cenie, odejmuje zafakturowane zaliczki i pokazuje dopłatę albo zwrot — bez czekania na rachunek. Najemca: Przy przekazaniu kluczy dostajesz protokół ze stanami liczników do podpisu — od tych odczytów liczy się rozliczenie. Rachunek od dostawcy podzielony między najemców
Gdy przyjdzie rachunekWłaściciel lub zarządca: Wpisujesz kwotę i zużycie z rachunku. Brokik dzieli je między poprzedniego najemcę, pustostan i nowego najemcę według odczytów z protokołów. Nic do zrobieniaJeśli po rachunku wyjdzie różnica wobec rozliczenia tymczasowego, właściciel rozlicza ją z Tobą osobno.Dopłata albo zwrot — na fakturze lub w rozliczeniu kaucji
ZamknięcieWłaściciel lub zarządca: W rozliczeniu końcowym widzisz wynik z odczytów, kwotę doliczoną wcześniej na fakturze i to, co zostaje w saldzie kaucji. Nic do zrobieniaDopłatę dostajesz jako jedną pozycję na fakturze albo w rozliczeniu kaucji — bez własnych wyliczeń.
Jeden rachunek, dwóch najemców i pustostan między nimi
Rachunek od dostawcy obejmuje cały okres rozliczeniowy, a w mieszkaniu zmienił się najemca. Brokik dzieli kwotę według odczytów z protokołów zdawczo-odbiorczych — każdy płaci za swoje zużycie po cenie z rachunku, a zużycie bez odczytu zostaje po stronie właściciela.
| Kto | Okres | Zużycie | Kwota |
|---|---|---|---|
| Najemca A | 01.01–31.03 · 90 dni | 300 kWh | 375,00 zł |
| Pustostan | 01.04–30.06 · 91 dni | 25 kWh | 31,25 zł |
| Najemca B | 01.07–31.08 · 62 dni | 300 kWh | 375,00 zł |
| Zużycie bez odczytu (części wspólne) | — | 175 kWh | 218,75 zł |
| Razem z rachunku | 1 000,00 zł | ||
Wszystko, czego potrzebuje rozliczenie zaliczek
Od stawek w umowie po pozycję na fakturze — bez wychodzenia z Brokik.
Zaliczki osobno dla każdego medium
Woda, prąd, gaz i ogrzewanie mają własne stałe stawki miesięczne — dokładnie tak, jak zapisano w umowach najmu. Brokik wystawia je automatycznie co miesiąc.
Kwota z rachunku wystarczy — odczyty są opcjonalne
Wpisujesz kwotę z rozliczenia od dostawcy lub zarządcy budynku — osobno dla każdego medium albo jedną sumą. Odczyty kontrolne włączasz tylko dla mediów, które chcesz rozliczać tymczasowo przy zmianie najemcy.
Raport za dowolny okres
Rozliczasz rok, półrocze albo okres do wyprowadzki najemcy — zakres dat raportu wybierasz samodzielnie.
Niedopłata prosto na fakturę
Różnicę doliczasz jednym kliknięciem jako jedną pozycję do kolejnej faktury — bez osobnych dokumentów i ręcznego pilnowania kwot.
Cały portfel w jednym panelu
Każde mieszkanie rozliczasz osobno, a wszystkie widzisz na jednej liście, bez przełączania się między arkuszami.
Podpowiedź nowej zaliczki
Gdy wpiszesz kwotę z rozliczenia, Brokik podpowiada nową miesięczną zaliczkę na kolejny okres — kwotę podzieloną przez liczbę miesięcy.
Zobacz też
Rozliczanie zaliczek to jeden z elementów codziennej pracy zarządcy w Brokik.Najczęstsze pytania
Jak działa rozliczanie zaliczek w Brokik.