Rozliczanie mediów w najmie — jak robić to dobrze

Co do zasady nie. Media rozlicza się z najemcą według rzeczywistych kosztów — refakturowanie oznacza przeniesienie kosztu 1:1, bez marży. Jeśli pobierasz więcej, niż wynika z rachunków, nadwyżka staje się Twoim przychodem podlegającym opodatkowaniu, a zarabianie na odsprzedaży mediów może też naruszać warunki taryf dostawców. Jeśli chcesz zarabiać więcej, podnieś czynsz najmu, a nie stawki za media.

Przy ryczałcie stałym kwota pobierana od najemcy ponad rzeczywiste koszty mediów jest przychodem wynajmującego z najmu i podlega opodatkowaniu. Przy refakturowaniu 1:1 — jeśli umowa jasno stanowi, że to najemca ponosi opłaty za media, a wynajmujący jedynie pośredniczy w ich przekazaniu — opłaty te co do zasady nie stanowią przychodu. Kluczowe znaczenie ma precyzyjny zapis w umowie najmu.

Zabezpiecz się w umowie: określ termin podawania odczytów i skutek jego niedotrzymania — na przykład rozliczenie szacunkowe na podstawie średniego zużycia z korektą po rzeczywistym odczycie albo prawo wynajmującego do odczytu liczników po wcześniejszym umówieniu wizyty. Najprościej ułatwić najemcy zadanie: w Brokiku najemca zgłasza stan licznika w aplikacji w minutę.

Spisz stany wszystkich liczników w protokole zdawczo-odbiorczym podpisanym przez obie strony i zrób czytelne zdjęcia liczników z widocznym numerem i stanem. Na tej podstawie przygotuj rozliczenie końcowe — zużycie od ostatniego odczytu plus ewentualne wyrównanie zaliczek — i przekaż je najemcy na piśmie przed rozliczeniem kaucji.

Potocznie tak, ale rozlicza się je inaczej niż prąd, gaz czy wodę, bo nie mają liczników. Opłata za gospodarowanie odpadami zwykle zależy od liczby mieszkańców i jest przekazywana wspólnocie, spółdzielni lub gminie, a internet to stały abonament. Najprościej ująć je w umowie jako stałą pozycję obok mediów rozliczanych według liczników — i wyraźnie zapisać, kto je opłaca.

Nie czekaj na rachunek. Spisz stan liczników w protokole zdawczo-odbiorczym ze zdjęciem i policz rozliczenie tymczasowe: zużycie od ostatniego odczytu razy cena za jednostkę z umowy, minus zaliczki już wystawione. Niedopłatę potrąć z kaucji w rozliczeniu końcowym, nadpłatę zwróć razem z kaucją. Gdy rachunek od dostawcy w końcu przyjdzie, podziel go między poprzedniego najemcę, pustostan i nowego najemcę według odczytów z protokołów — różnicę wobec rozliczenia tymczasowego rozliczasz z byłym najemcą osobno. W Brokiku nie liczysz tego ręcznie: podajesz odczyty i cenę za jednostkę, resztę Brokik wylicza.