Régularisation des provisions pour charges : trop-perçus, compléments et régularisation lors d'un changement de locataire
Vos locataires versent des provisions mensuelles fixes pour l'eau, l'électricité, le gaz et le chauffage — Brokik les facture automatiquement chaque mois. Quand le fournisseur ou le syndic vous envoie le décompte, vous saisissez le montant. Brokik connaît les provisions déjà facturées et affiche le trop-perçu ou le complément à payer pour chaque appartement séparément.
Vous pouvez créer un compte gestionnaire sans numéro de TVA.
La fin d'année ressemble à ça chez vous ?
Régulariser des provisions dans des tableurs fonctionne avec cinq appartements. Avec cinquante, cela devient des semaines de travail fastidieux.
Des dizaines de tableurs
Chaque appartement a sa propre feuille avec provisions, montants du décompte et écarts. Une formule erronée et toute la régularisation est à refaire.
Retaper les chiffres des documents du fournisseur
Le décompte du fournisseur d'eau, d'énergie ou du syndic indique le montant par appartement — pour cinquante appartements, ce sont cinquante documents à ouvrir, lire et retaper à la main.
Des écarts calculés à la main
Provisions contre montant du décompte — pour chaque fluide et chaque locataire séparément. Avec 50 appartements, ce sont des journées entières de travail.
Provisions contre montant du décompte — noir sur blanc
Pour la période choisie, Brokik compare la somme des provisions facturées au montant du décompte transmis par le fournisseur ou le syndic. Le résultat est un montant concret : trop-perçu ou complément à payer.
| Fluide | Provisions | Montant du décompte | Écart |
|---|---|---|---|
| Eau | 336 € | 353 € | −17 € |
| Électricité | 420 € | 396 € | +24 € |
| Gaz | 228 € | 239 € | −11 € |
| Chauffage | 552 € | 580 € | −28 € |
| Total | 1 536 € | 1 568 € | −32 € |
Complément à payer : 32 €
Vous facturez le solde débiteur en une ligne supplémentaire sur la prochaine facture du locataire, en un clic. Vous voyez le trop-perçu dans le rapport et le réglez avec le locataire séparément.Comment ça marche dans Brokik
Des provisions fixes à l'écart régularisé — cinq étapes, écran par écran.Définissez les provisions de l'appartement
Pour chaque bien, vous définissez des provisions mensuelles fixes séparément pour l'eau, l'électricité, le gaz et le chauffage — exactement comme dans le bail.Brokik facture les provisions chaque mois
Chaque facture mensuelle du locataire comprend le loyer et les provisions fixes — Brokik l'émet automatiquement, sans travail de votre part.Saisissez le montant du décompte
Quand le fournisseur ou le syndic envoie le document de régularisation, vous saisissez le montant total de la période — par charge ou sous forme d'un seul chiffre combiné. C'est le seul chiffre dont Brokik a besoin pour la régularisation.Brokik affiche l'écart instantanément
Brokik connaît déjà les provisions facturées, les compare au montant saisi, et calcule immédiatement le trop-perçu ou le complément par fluide. Brokik suggère aussi une nouvelle provision mensuelle pour la période suivante.Vous ajoutez le complément en un clic
Un clic ajoute le complément comme ligne supplémentaire sur la prochaine facture du locataire. Un trop-perçu apparaît dans le rapport, à régler séparément.
Régularisation des charges lors d'un changement de locataire — étape par étape, des deux côtés
Le même parcours vu de deux endroits : l'écran du propriétaire ou du gestionnaire et celui du locataire. Toutes les captures proviennent de l'application Brokik en fonctionnement.
Provision fixe et prix unitaire
Début du bailPropriétaire ou gestionnaire: Dans les paramètres de charges, vous activez la provision fixe et les relevés de contrôle, et saisissez le prix au kWh, au m³ ou au GJ. Locataire: Vous payez la même provision chaque mois — la facture indique toujours le loyer et la provision pour charges, comme avant. Relevé de compteur avec photo — chaque mois
Chaque moisPropriétaire ou gestionnaire: Vous voyez le relevé du locataire accompagné de la photo et le validez en un clic. La provision sur la facture ne change pas. Locataire: Quand une demande de relevé arrive, vous saisissez l'index du compteur et ajoutez une photo — directement depuis votre téléphone. Régularisation provisoire — en cours de bail ou à la date du départ
Au départPropriétaire ou gestionnaire: Brokik calcule la consommation à partir des relevés selon votre prix, déduit les provisions déjà facturées et affiche le complément ou le trop-perçu — sans attendre la facture. Locataire: À la remise des clés, vous recevez un état des lieux avec les relevés de compteurs à signer — la régularisation se base sur ces relevés. Facture du fournisseur répartie entre locataires
À l'arrivée de la facturePropriétaire ou gestionnaire: Vous saisissez le montant et la consommation de la facture. Brokik la répartit entre l'ancien locataire, la vacance et le nouveau locataire selon les relevés des états des lieux. Rien à faireSi la facture fait apparaître un écart par rapport à la régularisation provisoire, le propriétaire le règle séparément avec vous.Complément ou trop-perçu — sur la facture ou dans la régularisation du dépôt de garantie
ClôturePropriétaire ou gestionnaire: Dans la régularisation finale, vous voyez le résultat des relevés, le montant déjà ajouté sur une facture, et ce qui reste dans le solde du dépôt de garantie. Rien à faireVous recevez le complément comme une seule ligne sur la facture ou dans la régularisation du dépôt de garantie — sans calcul de votre part.
Une facture, deux locataires et une vacance entre les deux
La facture du fournisseur couvre toute la période de facturation, mais le locataire a changé en cours de route. Brokik répartit le montant selon les relevés des états des lieux — chacun paie sa propre consommation au tarif de la facture, et la consommation sans relevé reste à la charge du propriétaire.
| Qui | Période | Usage | Montant |
|---|---|---|---|
| Locataire A | 01.01–31.03 · 90 jours | 300 kWh | 375,00 € |
| Vacance | 01.04–30.06 · 91 jours | 25 kWh | 31,25 € |
| Locataire B | 01.07–31.08 · 62 jours | 300 kWh | 375,00 € |
| Consommation sans relevé (parties communes) | — | 175 kWh | 218,75 € |
| Total de la facture | 1 000,00 € | ||
Tout ce qu'il faut pour régulariser des provisions
Des montants du bail à la ligne sur la facture — sans quitter Brokik.
Des provisions par fluide
Eau, électricité, gaz et chauffage ont chacun leur montant mensuel fixe — exactement comme écrit dans vos baux. Brokik les facture automatiquement chaque mois.
Le montant de la facture suffit — les relevés sont facultatifs
Vous saisissez le montant de la régularisation du fournisseur ou du syndic — par charge ou en une seule somme. Vous n'activez les relevés de contrôle que pour les charges que vous voulez régulariser provisoirement lors d'un changement de locataire.
Un rapport pour n'importe quelle période
Régularisez une année, un semestre ou la période jusqu'au départ du locataire — vous choisissez vous-même la plage de dates du rapport.
Le complément directement sur la facture
Vous ajoutez l'écart en une seule ligne sur la facture suivante, en un clic — sans documents séparés ni montants à suivre à la main.
Tout le portefeuille dans un seul panneau
Vous régularisez chaque appartement séparément et vous les voyez tous dans une seule liste, sans jongler entre les tableurs.
Nouvelle provision suggérée
Dès que vous saisissez le montant du décompte, Brokik suggère la nouvelle provision mensuelle pour la période suivante — le montant divisé par le nombre de mois.
À voir aussi
La régularisation des provisions n'est qu'une partie du travail quotidien du gestionnaire dans Brokik.Questions fréquentes
Comment fonctionne la régularisation des provisions dans Brokik.