Nebenkostenvorauszahlungen abrechnen: Guthaben, Nachzahlungen und Abrechnung bei Mieterwechsel
Ihre Mieter zahlen feste monatliche Vorauszahlungen für Wasser, Strom, Gas und Heizung — Brokik stellt sie automatisch jeden Monat in Rechnung. Wenn der Versorger oder die Hausverwaltung die Abrechnung schickt, tragen Sie den Betrag ein. Brokik kennt die bereits in Rechnung gestellten Vorauszahlungen und zeigt Guthaben oder Nachzahlung für jede Wohnung einzeln.
Ein Verwalterkonto erstellen Sie auch ohne USt-IdNr.
Kennen Sie das vom Jahresende?
Die Abrechnung der Vorauszahlungen in Tabellen funktioniert bei fünf Wohnungen. Bei fünfzig wird daraus wochenlange Kleinarbeit.
Dutzende Tabellen
Jede Wohnung hat ihre eigene Tabelle mit Vorauszahlungen, Beträgen aus der Abrechnung und Differenzen. Ein Fehler in einer Formel und die ganze Abrechnung muss neu gemacht werden.
Zahlen aus Abrechnungsunterlagen abtippen
Die Abrechnung des Versorgers oder der Hausverwaltung nennt den Betrag je Wohnung einzeln — bei fünfzig Wohnungen sind das fünfzig Dokumente zum Öffnen, Lesen und Abtippen.
Differenzen von Hand rechnen
Vorauszahlungen gegen den Betrag aus der Abrechnung — für jedes Medium und jeden Mieter einzeln. Bei 50 Wohnungen sind das ganze Arbeitstage.
Vorauszahlungen gegen den Abrechnungsbetrag — schwarz auf weiß
Für den gewählten Zeitraum stellt Brokik die Summe der in Rechnung gestellten Vorauszahlungen dem Betrag aus der Abrechnung des Versorgers oder der Hausverwaltung gegenüber. Das Ergebnis ist ein konkreter Betrag: Guthaben oder Nachzahlung.
| Medium | Vorauszahlungen | Betrag aus der Abrechnung | Differenz |
|---|---|---|---|
| Wasser | 336 € | 353 € | −17 € |
| Strom | 420 € | 396 € | +24 € |
| Gas | 228 € | 239 € | −11 € |
| Heizung | 552 € | 580 € | −28 € |
| Gesamt | 1.536 € | 1.568 € | −32 € |
Nachzahlung: 32 €
Sie stellen die Nachzahlung mit einem Klick als zusätzliche Position auf der nächsten Rechnung des Mieters in Rechnung. Das Guthaben sehen Sie im Bericht und gleichen es separat mit dem Mieter aus.So funktioniert es in Brokik
Von festen Vorauszahlungen zur abgerechneten Differenz — fünf Schritte, Bildschirm für Bildschirm.Vorauszahlungen für die Wohnung festlegen
Für jede Immobilie definieren Sie feste monatliche Vorauszahlungen getrennt für Wasser, Strom, Gas und Heizung — genau wie im Mietvertrag.Brokik stellt die Vorauszahlungen jeden Monat in Rechnung
Jede monatliche Rechnung des Mieters enthält die Miete und die festen Vorauszahlungen — Brokik erstellt sie automatisch, ohne Ihr Zutun.Betrag aus der Abrechnung eintragen
Sobald der Versorger oder die Hausverwaltung das Abrechnungsdokument sendet, geben Sie den Gesamtbetrag für den Zeitraum ein — einzeln je Nebenkostenart oder als Gesamtsumme. Das ist die einzige Zahl, die Brokik für die Abrechnung benötigt.Brokik zeigt die Differenz sofort
Brokik kennt die bereits in Rechnung gestellten Vorauszahlungen, gleicht sie mit dem eingetragenen Betrag ab und berechnet sofort Guthaben oder Nachzahlung je Medium. Zusätzlich schlägt Brokik eine neue monatliche Vorauszahlung für den nächsten Zeitraum vor.Die Nachzahlung mit einem Klick berechnen
Ein Klick fügt die Nachzahlung als zusätzliche Position der nächsten Rechnung des Mieters hinzu. Ein Guthaben wird im Bericht angezeigt und separat ausgeglichen.
Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel — Schritt für Schritt, aus beiden Perspektiven
Derselbe Ablauf aus zwei Blickwinkeln: der Bildschirm des Eigentümers oder Verwalters und der des Mieters. Alle Screenshots stammen aus der laufenden Brokik-App.
Fester Abschlag und Preis pro Einheit
MietbeginnEigentümer oder Verwalter: In den Medium-Einstellungen aktivieren Sie den festen Abschlag und Kontrollablesungen und tragen den Preis pro kWh, m³ oder GJ ein. Mieter: Sie zahlen jeden Monat denselben Abschlag — auf der Rechnung sehen Sie wie bisher Miete und Nebenkostenabschlag. Zählerstand mit Foto — jeden Monat
Jeden MonatEigentümer oder Verwalter: Sie sehen den Zählerstand des Mieters mitsamt Foto und bestätigen ihn mit einem Klick. Der Abschlag auf der Rechnung ändert sich nicht. Mieter: Sobald eine Ableseanfrage kommt, tragen Sie den Zählerstand ein und fügen ein Foto hinzu — direkt vom Handy aus. Vorläufige Abrechnung — während der Mietzeit oder zum Auszugstag
AuszugstagEigentümer oder Verwalter: Brokik berechnet den Verbrauch aus den Ablesungen zu Ihrem Preis, zieht die bereits berechneten Abschläge ab und zeigt Nachzahlung oder Guthaben — ohne auf die Rechnung zu warten. Mieter: Bei der Schlüsselübergabe erhalten Sie ein Protokoll mit den Zählerständen zum Unterschreiben — diese Ablesung ist die Grundlage der Abrechnung. Rechnung des Versorgers auf die Mieter aufgeteilt
Wenn die Rechnung kommtEigentümer oder Verwalter: Sie tragen Betrag und Verbrauch aus der Rechnung ein. Brokik teilt sie anhand der Ablesungen aus den Protokollen zwischen dem vorherigen Mieter, dem Leerstand und dem neuen Mieter auf. Nichts zu tunErgibt sich nach der Rechnung eine Differenz zur vorläufigen Abrechnung, klärt der Eigentümer sie separat mit Ihnen.Nachzahlung oder Guthaben — auf der Rechnung oder in der Kautionsabrechnung
AbschlussEigentümer oder Verwalter: In der Endabrechnung sehen Sie das Ergebnis aus den Ablesungen, den bereits auf einer Rechnung berechneten Betrag und was im Kautionssaldo verbleibt. Nichts zu tunDie Nachzahlung erhalten Sie als eine Position auf der Rechnung oder in der Kautionsabrechnung — ohne eigene Berechnung.
Eine Rechnung, zwei Mieter und dazwischen ein Leerstand
Die Rechnung des Versorgers deckt den gesamten Abrechnungszeitraum ab, doch der Mieter hat zwischendurch gewechselt. Brokik teilt den Betrag anhand der Ablesungen aus den Übergabeprotokollen auf — jeder zahlt für seinen eigenen Verbrauch zum Rechnungspreis, und der Verbrauch ohne Ablesung bleibt beim Eigentümer.
| Wer | Zeitraum | Verbrauch | Betrag |
|---|---|---|---|
| Mieter A | 01.01.–31.03. · 90 Tage | 300 kWh | 375,00 € |
| Leerstand | 01.04.–30.06. · 91 Tage | 25 kWh | 31,25 € |
| Mieter B | 01.07.–31.08. · 62 Tage | 300 kWh | 375,00 € |
| Verbrauch ohne Ablesung (Gemeinschaftsflächen) | — | 175 kWh | 218,75 € |
| Rechnungssumme | 1.000,00 € | ||
Alles, was die Abrechnung der Vorauszahlungen braucht
Von den Sätzen im Vertrag bis zur Position auf der Rechnung — ohne Brokik zu verlassen.
Vorauszahlungen je Medium
Wasser, Strom, Gas und Heizung haben eigene feste Monatsbeträge — genau so, wie es in Ihren Mietverträgen steht. Brokik stellt sie automatisch jeden Monat in Rechnung.
Der Rechnungsbetrag genügt — Ablesungen sind optional
Sie geben den Betrag aus der Abrechnung des Versorgers oder der Hausverwaltung ein — einzeln je Nebenkostenart oder als Gesamtsumme. Kontrollablesungen aktivieren Sie nur für die Nebenkostenarten, die Sie beim Mieterwechsel vorläufig abrechnen möchten.
Bericht für jeden Zeitraum
Sie rechnen ein Jahr, ein Halbjahr oder den Zeitraum bis zum Auszug ab — den Datumsbereich des Berichts wählen Sie selbst.
Nachzahlung direkt auf die Rechnung
Die Differenz fügen Sie mit einem Klick als eine Position der nächsten Rechnung hinzu — ohne separate Belege und ohne Beträge von Hand nachzuhalten.
Das ganze Portfolio in einem Panel
Jede Wohnung rechnen Sie einzeln ab und sehen alle in einer Liste, ohne zwischen Tabellen zu wechseln.
Vorschlag für die neue Vorauszahlung
Sobald Sie den Abrechnungsbetrag eintragen, schlägt Brokik die neue monatliche Vorauszahlung für den nächsten Zeitraum vor — den Betrag geteilt durch die Anzahl der Monate.
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Die Abrechnung der Vorauszahlungen ist ein Teil der täglichen Verwalterarbeit in Brokik.Häufige Fragen
So funktioniert die Abrechnung von Abschlägen in Brokik.