Nebenkostenabrechnung bei Vermietung — so machen Sie es richtig

Grundsätzlich nicht. Nebenkosten werden dem Mieter zu tatsächlichen Kosten in Rechnung gestellt — die Weiterberechnung bedeutet, die Kosten 1:1 ohne Aufschlag weiterzugeben. Wenn Sie mehr verlangen, als die Rechnungen ausweisen, wird der Überschuss zu steuerpflichtigem Einkommen, und der Gewinn aus dem Weiterverkauf von Nebenkosten kann zudem gegen die Tarifbedingungen der Versorger verstoßen. Wenn Sie mehr verdienen wollen, erhöhen Sie die Miete, nicht die Nebenkostensätze.

Bei einer festen Pauschale ist der Betrag, den Sie über die tatsächlichen Nebenkosten hinaus vom Mieter einnehmen, steuerpflichtiges Mieteinkommen. Bei der 1:1-Weiterberechnung gelten die Nebenkosten grundsätzlich nicht als Einkommen — wenn der Mietvertrag klar festlegt, dass der Mieter die Kosten trägt und der Vermieter sie nur durchreicht. Entscheidend ist eine präzise Formulierung im Mietvertrag.

Sichern Sie sich im Mietvertrag ab: legen Sie eine Frist für die Meldung von Ablesungen und eine Konsequenz bei Nichteinhaltung fest — zum Beispiel eine geschätzte Rechnung auf Basis des Durchschnittsverbrauchs mit Korrektur nach der tatsächlichen Ablesung, oder das Recht des Vermieters, die Zähler nach vorheriger Terminvereinbarung abzulesen. Am einfachsten machen Sie es dem Mieter leicht: In Brokik meldet der Mieter den Zählerstand in unter einer Minute in der App.

Notieren Sie die Stände aller Zähler in einem von beiden Parteien unterschriebenen Übergabeprotokoll und machen Sie deutliche Fotos der Zähler mit sichtbarer Zählernummer und Stand. Erstellen Sie darauf basierend die Schlussabrechnung — Verbrauch seit der letzten Ablesung plus eine eventuelle Abrechnung der Vorauszahlungen — und übergeben Sie sie dem Mieter schriftlich, bevor die Kaution abgerechnet wird.

Umgangssprachlich ja, abgerechnet werden sie aber anders als Strom, Gas oder Wasser, da sie keine Zähler haben. Die Müllgebühr hängt meist von der Anzahl der Bewohner ab und wird an die Hausverwaltung, Genossenschaft oder Gemeinde weitergegeben, während Internet ein fester Abonnementbetrag ist. Am einfachsten ist es, sie im Mietvertrag als feste Position neben den zählerabhängigen Nebenkosten zu führen — und klar festzulegen, wer sie zahlt.

Warten Sie nicht auf die Rechnung. Halten Sie die Zählerstände mit Foto im Übergabeprotokoll fest und berechnen Sie eine vorläufige Abrechnung: Verbrauch seit der letzten Ablesung mal dem im Mietvertrag festgelegten Einheitspreis, abzüglich der Abschläge, die Sie bereits in Rechnung gestellt haben. Ziehen Sie eine Nachzahlung in der Endabrechnung von der Kaution ab, und erstatten Sie ein Guthaben zusammen mit der Kaution. Sobald die Rechnung des Versorgers schließlich eintrifft, teilen Sie sie anhand der Ablesungen aus den Übergabeprotokollen zwischen dem vorherigen Mieter, dem Leerstand und dem neuen Mieter auf — die Differenz zur vorläufigen Abrechnung klären Sie separat mit dem ehemaligen Mieter. In Brokik rechnen Sie das nicht von Hand: Sie geben die Ablesungen und den Einheitspreis ein, den Rest berechnet Brokik.