Wohnungsübergabe an den Mieter — die komplette Checkliste

Wohnungsübergabe an den Mieter — die komplette Checkliste

Der Übergabetag ist der Moment, der die gesamte weitere Zusammenarbeit mit dem Mieter prägt. Was heute aufgeschrieben, fotografiert und unterschrieben wird, entscheidet in ein, zwei Jahren darüber, ob die Kautionsabrechnung reibungslos verläuft — oder zum Streit wird. Hier finden Sie eine komplette Checkliste in drei Etappen: vor, während und nach der Übergabe.

Etappe 1: vor der Übergabe

Eine gute Übergabe beginnt einige Tage früher. Das sollten Sie vorbereiten:

• Reinigung — die Wohnung sollte sauber sein: geputzte Fenster, gesaugte Böden, sauberes Bad und saubere Küche, geleerte Schränke und Kühlschrank. Der Sauberkeitszustand am Übergabetag setzt den Standard, in dem der Mieter die Wohnung zurückgeben soll.
• Technische Überprüfung — prüfen Sie Steckdosen und Beleuchtung, Armaturen und Abflüsse, Herd, Waschmaschine und übrige Geräte, Schlösser, Fenster und Heizung. Beheben Sie kleine Mängel vor dem Einzug — danach wird jeder davon zur „Mängelmeldung".
• Schlüsselsätze — bereiten Sie die vereinbarte Anzahl von Sätzen vor (Wohnung, Hauseingang, Briefkasten, Keller, Torfernbedienung) und zählen Sie sie. Die Anzahl der übergebenen Sätze muss im Protokoll stehen.
• Energieausweis — seit 2023 sind Vermieter in Polen verpflichtet, dem Mieter beim Abschluss des Mietvertrags eine Kopie des Energieausweises zu übergeben. Falls Sie keinen haben, bestellen Sie ihn bei einem zugelassenen Aussteller.
• Dokumente — drucken Sie den Mietvertrag (falls noch nicht unterschrieben), eine Protokollvorlage und etwaige Anlagen (Hausordnung, Einwilligungen).
• Versorgungsverträge — klären Sie mit dem Mieter, ob Strom, Gas und Wasser auf Ihren Namen bleiben und nach Verbrauch abgerechnet werden oder ob der Mieter die Verträge übernimmt. Halten Sie Zählernummern und letzte Rechnungen bereit.

Etappe 2: während der Übergabe — das Übergabeprotokoll

Das Herzstück des gesamten Prozesses ist das Übergabeprotokoll, das zusammen mit dem Mietvertrag oder am Tag der Schlüsselübergabe unterschrieben wird. Gehen Sie gemeinsam durch die Wohnung, Raum für Raum, und halten Sie fest:

• Zählerstände mit Fotos — Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Heizung. Ein Foto des Zählers mit sichtbarer Nummer und Anzeige ist der härteste Beweis — von diesen Werten ausgehend werden die Nebenkosten abgerechnet.
• Zustandsbeschreibung der Räume — Wände, Böden, Decken, Fenster, Türen, Fliesen. Seien Sie konkret: „Kratzer im Bodenpaneel am Schlafzimmerfenster", „abgeplatzte Fliese über der Spüle". Allgemeinplätze wie „guter Zustand" halten bei der Kautionsabrechnung nicht stand.
• Inventarliste — Möbel, Haushaltsgeräte (mit Seriennummern und Anleitungen), Beleuchtung, Kleinausstattung. Notieren Sie zu jeder Position den Zustand.
• Fotodokumentation — Weitwinkelaufnahmen jedes Raums plus Nahaufnahmen aller vorhandenen Schäden. Je mehr Fotos, desto weniger Diskussionen in einem Jahr.
• Schlüssel und Zugänge — Anzahl der Sätze, Fernbedienungen, Zugangskarten, Codes (Gegensprechanlage, Alarm).
• Unterschriften beider Parteien — jede Partei behält ein Exemplar des Protokolls mit Anlagen.

Ein Papierprotokoll geht leicht verloren, und Handyfotos verschwinden in der Galerie. Mit der Brokik-App erstellen Sie das Übergabeprotokoll digital — mit Zählerständen, Fotos und Raumbeschreibungen, die der jeweiligen Immobilie zugeordnet sind und beim Auszug des Mieters wieder zur Verfügung stehen.

Etappe 3: nach der Übergabe

• Hausordnung und Regeln — übergeben Sie die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft oder Genossenschaft, die Mülltrennungsregeln, Informationen zu Ruhezeiten und Gemeinschaftsflächen.
• Notfallkontakte — Ihre Nummer, die Hausverwaltung, Notdienste (Klempner, Elektriker, Gasversorger). Vereinbaren Sie, welche Störungen der Mieter Ihnen meldet und welche direkt den Diensten.
• Geräteanleitungen — Bedienung von Therme oder Heizung, Waschmaschine, Spülmaschine, Dunstabzug; Lage der Wasserventile und des Sicherungskastens.
• Formalitäten — begleiten Sie die Ummeldung der Versorgungsverträge, notieren Sie das Datum der ersten Mietzahlung und die Zahlungstermine. Bei einem Gelegenheitsmietvertrag denken Sie an die Meldung beim Finanzamt innerhalb von 14 Tagen.
• Archivierung — bewahren Sie alle Dokumente (Vertrag, Protokoll, Fotos, Energieausweis) an einem Ort auf, während der gesamten Mietzeit und mindestens bis zur Kautionsabrechnung.

Die häufigsten Fehler bei der Übergabe

• kein Protokoll oder ein hastiges ohne Schadensbeschreibung,
• Zählerstände ohne Fotos notiert — im Streitfall steht Aussage gegen Aussage,
• ungezählte Schlüsselsätze,
• der vergessene Energieausweis,
• keine Absprachen zu den Nebenkosten — wer zahlt, ab wann und auf Basis welcher Zählerstände.

Zusammenfassung

Eine solide Wohnungsübergabe besteht aus drei Etappen: Vorbereitung (Reinigung, Überprüfung, Schlüssel, Energieausweis), ein sorgfältiges Protokoll mit Fotos von Zählern und Räumen sowie das Erledigen der Nacharbeiten (Hausordnung, Notfallkontakte, Versorgungsverträge, Archivierung). Eine Stunde für ein gründliches Protokoll am Übergabetag ist die günstigste Versicherung gegen Streit bei der Kautionsabrechnung.