Nuomos mokėjimo priminimų automatizavimas

Nuomos mokėjimo priminimų automatizavimas

Pavėluoti nuomos mokėjimai yra vieni dažniausių ir labiausiai varginančių iššūkių, su kuriais susiduria nuomotojai. Net patikimi nuomininkai kartais pamiršta mokėjimo terminą, ypač kai žongliruoja keliais finansiniais įsipareigojimais. Rankinis mokėjimų sekimas ir priminimų siuntimas užima daug laiko, yra linkęs į nenuoseklumą ir tampa praktiškai neįmanomas, plečiantis nekilnojamojo turto portfeliui. Automatizavimas nuima nuo jūsų siuntimą: kiekvienas nuomininkas priminimus gauna pagal tą patį grafiką, o jums lieka užregistruoti mokėjimus ir pasikalbėti su tais, kurie vėluoja ilgiau.

Pavėluotų mokėjimų kaina

Prieš pereidami prie automatizavimo strategijų, verta suprasti, kiek pavėluoti mokėjimai jums iš tikrųjų kainuoja:

• Tiesioginis finansinis poveikis: Pavėluoti mokėjimai sutrikdo jūsų pinigų srautus. Jei nuomos pajamomis dengiate paskolos įmokas, administravimo mokesčius ar kitus įsipareigojimus, net kelių dienų vėlavimas gali sukelti banko delspinigius arba grandininiu būdu paveikti jūsų pačių mokėjimus.
• Administracinė našta: Kiekvienas pavėluotas mokėjimas verčia patikrinti banko sąskaitą, nustatyti trūkstamą įmoką, parašyti priminimo pranešimą ir sekti atsakymą. Nuomotojams, valdantiems 5-10 ar daugiau butų, tai gali užimti kelias valandas per mėnesį.
• Santykių įtampa: Rankinis mokėjimo priminimų siuntimas dažnai atrodo nepatogus ir gali sukelti įtampą tarp nuomotojo ir nuomininko. Tuo tarpu automatiniai priminimai suvokiami kaip standartinis sistemos pranešimas, o ne asmeninė konfrontacija.
• Eskalacijos rizika: Kai priminimai yra nenuoseklūs ar vėluojantys, nedideli įsiskolinimai gali išaugti iki reikšmingos skolos, kurią sunku išieškoti ir kuri gali pareikalauti teisinių veiksmų.

Prieš terminą išsiųstas priminimas suteikia nuomininkui laiko pervesti pinigus, o priminimai po termino išsiunčiami be jūsų įsikišimo, todėl nereikia prisiminti, kam ir kada rašyti.

Kaip veikia mokėjimo priminimų automatizavimas

Brokik priminimus įjungiate vienu jungikliu paskyros nustatymuose, skiltyje „Priminimai apie nuomą“. Grafikas yra fiksuotas ir taikomas kiekvienai nuomininkui išsiųstai nuomos ataskaitai ir sąskaitai:

• Prieš terminą: nuomininkas gauna el. laišką likus 7, 5, 3, 2 ir 1 dienai iki mokėjimo termino, su suma, terminu, sąskaitos numeriu ir mokėjimo paskirtimi
• Termino dieną: nuomininkas gauna el. laišką, kad mokėjimo terminas yra šiandien
• Po termino: kol ataskaita neapmokėta, nuomininkas kas 2 dienas gauna el. laišką 14 dienų po termino
• SMS dėl įsiskolinimo (pasirinktinai): jei įjungiate SMS, nuomininko pusėje sutartį pasirašę asmenys gauna SMS su suma ir terminu praėjus 1, 8 ir 15 dienų po termino, nuo pirmadienio iki šeštadienio 10–19 val.; SMS naudoja SMS kreditus, kuriuos perkate atskirai, ir siunčiami ne į visas šalis
• Klausimas jums: praėjus 1, 7 ir 14 dienų po termino gaunate el. laišką su klausimu, ar mokėjimas gautas; jei taip, pažymite jį vienu mygtuku, jei ne, žinote, su kuo pasikalbėti

Priminimai siunčiami pagal šį grafiką, kol ataskaita pažymima kaip apmokėta. Brokik nemato jūsų banko sąskaitos, todėl mokėjimą pažymite jūs arba nuomininkas: nuomininkas tai gali padaryti mygtuku priminimo el. laiške, o jūs apie tai gaunate pranešimą. Pažymėjus mokėjimą, daugiau priminimų nesiunčiama.

Veiksmingų priminimų nustatymas

Automatinių priminimų veiksmingumas labai priklauso nuo jų konfigūracijos. Štai geriausios praktikos kiekvienam elementui:

Laikas

Priminimas prieš terminą veikia kitaip nei pranešimas apie įsiskolinimą. Nuomininkas, gavęs priminimą likus 3 dienoms iki termino, turi laiko susitvarkyti pavedimą, o po termino informuotas nuomininkas jau yra pradelsęs.

• Siųskite priminimus prieš terminą likus 3-5 darbo dienoms iki mokėjimo datos
• Nuomininkams, turintiems vėlavimų istoriją, apsvarstykite galimybę pratęsti priminimo langą iki 7 dienų
• Venkite siųsti priminimus savaitgaliais ar valstybinių švenčių dienomis, kai banko paslaugos gali būti ribotos
• Planuokite pranešimus ryto valandoms (8-10 val.), kai žmonės paprastai tvarko finansinius reikalus

Komunikacijos kanalas

Kanalas, kuriuo perduodami priminimai, yra ne mažiau svarbus nei turinys:

• El. paštas: geriausias oficialiam bendravimui, suteikia rašytinį įrašą ir leidžia pridėti visus mokėjimo duomenis bei priedus. Tačiau el. laiškai gali atsidurti šlamšto aplanke arba likti nepastebėti perpildytose pašto dėžutėse.
• SMS: Trumpas, tiesioginis ir sunkiai nepastebimas. Geriausias trumpiems priminimams ir skubiems pranešimams apie įsiskolinimą.
• Nuomininko paskyra: nuomininkas, turintis nemokamą Brokik paskyrą, naršyklėje mato savo ataskaitas, sumas ir mokėjimo terminus. Brokik neturi mobiliosios programėlės ir nesiunčia „push“ pranešimų.
• Kelių kanalų požiūris: el. paštas tinka prieš terminą, o SMS – esant įsiskolinimui, kurio nuomininkas galėjo nepastebėti pašto dėžutėje. Brokik visi priminimai siunčiami el. paštu, o prie priminimų apie įsiskolinimą galite pridėti SMS.

Pranešimų tonas ir turinys

Jūsų priminimų tonas reikšmingai veikia nuomininko reakciją. Vadovaukitės šiomis gairėmis:

• Priminimai prieš terminą: draugiški ir informatyvūs. „Tiesiog primename, kad 2 500 PLN nuomos mokėjimas turi būti atliktas iki balandžio 10 d. Mokėjimo duomenis rasite žemiau."
• Priminimai termino dieną: neutralūs ir dalykiški. „Jūsų 2 500 PLN nuomos mokėjimas turi būti atliktas šiandien. Jei mokėjimą jau atlikote, prašome nekreipti dėmesio į šį pranešimą."
• Pirmasis pranešimas apie įsiskolinimą: profesionalus, bet ryžtingas. „Kol kas negavome jūsų 2 500 PLN nuomos mokėjimo, kuris turėjo būti atliktas iki balandžio 10 d. Prašome sutvarkyti mokėjimą kuo greičiau."
• Antrasis pranešimas apie įsiskolinimą: formalus, su nurodytomis pasekmėmis. „Jūsų 2 500 PLN nuomos mokėjimas vėluoja jau 7 dienas. Pagal nuomos sutartį gali būti taikomi delspinigiai. Jei susiduriate su sunkumais, prašome susisiekti su mumis."

Visada nurodykite tikslią mokamą sumą, mokėjimo terminą, sąskaitos rekvizitus ir mokėjimo paskirtį. Tai pašalina pasiteisinimus, susijusius su nežinojimu, kiek ar kur mokėti. Brokik šiuos duomenis į kiekvieną priminimą įrašo pati pagal ataskaitą. Priminimų tekstas yra fiksuotas: jūs jo nerašote ir neredaguojate.

Mokėjimų sekimas ir suderinimas

Automatiniai priminimai veikia geriausiai, kai jie derinami su automatiniu mokėjimų sekimu. Nežinodama, ar mokėjimas gautas, sistema negali nustatyti, kuriuos priminimus siųsti, o kuriuos sustabdyti.

• MT940 išrašo importas: Brokik nesijungia prie jūsų banko. Galite įkelti iš internetinės bankininkystės atsisiųstą MT940 išrašą (kai kurie bankai jį siūlo tik verslo sąskaitoms), o DI asistentas pasiūlo, kuris pavedimas apmoka kurią ataskaitą. Kiekvieną pasiūlymą patvirtinate patys, asistento neatpažintus pavedimus priskiriate rankiniu būdu, o susiejimas naudoja DI asistento kreditus
• Mokėjimo įrašymas rankiniu būdu: prie ataskaitos spustelite „Įrašyti mokėjimą“ ir įvedate mokėjimo sumą ir datą; tolesni priminimai atsižvelgia į įrašytą sumą
• Unikalūs mokėjimo kodai: priskirkite kiekvienam nuomininkui unikalų mokėjimo pavedimo kodą, kad būtų lengviau atpažinti gaunamas lėšas
• Daliniai mokėjimai: kai įrašote mokėjimą, mažesnį už mokėtiną sumą, ataskaita lieka atvira, o tolesniuose priminimuose nurodoma likusi mokėti suma

Brokik ataskaita „Įsiskolinimai ir užstatai“ surenka jūsų nuomininkų pradelstus mokėjimus iš visų jūsų nekilnojamojo turto objektų. Kai ataskaita apmokėta visa, priminimai apie ją nebesiunčiami, todėl jau sumokėjęs nuomininkas naujų žinučių negauna.

Delspinigių už pavėluotus mokėjimus tvarkymas

Lenkijoje nuomotojai už pavėluotus mokėjimus gali skaičiuoti įstatymines palūkanas (šiuo metu grindžiamas Lenkijos nacionalinio banko (NBP — Narodowy Bank Polski) orientacine palūkanų norma, pridėjus 5,5 procentinio punkto). Nuomos sutartyje turėtų būti aiškiai nurodyta:

• Mokėjimo terminas
• Lengvatinis laikotarpis, jei numatytas (pvz., 3 dienos po termino, prieš pradedant skaičiuoti delspinigius)
• Palūkanų norma už pavėluotus mokėjimus
• Delspinigių skaičiavimo ir taikymo metodas

Brokik neskaičiuoja delspinigių ir neprideda jų prie priminimų: priminime nurodoma ataskaitos suma, atėmus įrašytus mokėjimus. Jei norite reikalauti delspinigių, apskaičiuokite juos atskirai pagal sutartį. Daugelis nuomotojų jų atsisako dėl pirmo ar nedidelio vėlavimo ir taiko juos tik pasikartojantiems ar ilgesniems įsiskolinimams.

Automatizavimo mastelio didinimas keliems objektams

Tikroji automatizavimo galia atsiskleidžia valdant kelis butus. Palyginkite skirtumą:

• Rankinis metodas 10 objektų: 10 banko išrašų tikrinimas, palyginimas su 10 nuomos sutarčių, iki 10 individualių priminimo pranešimų sudarymas, atsakymų sekimas, vėlavimų stebėjimas — potencialiai 4-6 valandos per mėnesį
• Automatizuotas požiūris 10 objektų: priminimai siunčiami be jūsų įsikišimo, o jūs įrašote mokėjimus, rankiniu būdu arba iš MT940 išrašo, ir atsakote į el. laiškus, klausiančius, ar mokėjimas gautas

Kuo daugiau būstų, tuo didesnis skirtumas, nes priminimų rašymas nebepriklauso nuo nuomininkų skaičiaus. Brokik grafikas visiems objektams vienodas, todėl naujam būstui atskirų nustatymų nereikia, o objektų skaičius paskyroje priklauso nuo plano.

Privatumas ir teisiniai aspektai

Automatizuodami mokėjimo priminimus, pasirūpinkite atitiktimi duomenų apsaugos ir komunikacijos reglamentams:

• Į nuomos sutartį įtraukite duomenų tvarkymo sąlygą, apimančią automatinę komunikaciją apie mokėjimus
• Saugokite visus komunikacijos įrašus saugiai ir įstatymu nustatytą laikotarpį
• Neatskleiskite mokėjimo statuso informacijos trečiosioms šalims be nuomininko sutikimo
• Užtikrinkite, kad sistema leistų nuomininkams tiesiogiai susisiekti, jei jie norėtų aptarti mokėjimo klausimus asmeniškai
• Palaikykite pagrįstą priminimų dažnumą — pernelyg dažni pranešimai gali būti laikomi priekabiavimu

Integracija su platesniu nekilnojamojo turto valdymu

Mokėjimo priminimai neveikia izoliuotai. Jie yra veiksmingiausi, kai integruoti į išsamų nekilnojamojo turto valdymo procesą:

• Susiekite mokėjimų sekimą su sutarčių valdymu — automatiškai koreguokite nuomos sumas atnaujinant ar keičiant sutartis
• Sujunkite mokėjimų duomenis su finansine atskaitomybe — generuokite pajamų ataskaitas, mokesčių suvestines ir pelningumo analizes be rankinio duomenų įvedimo
• Pasinaudokite mokėjimų istorija vertindami nuomininką — kai sutartis artėja prie atnaujinimo, automatinis mokėjimų įrašas suteikia objektyvų pagrindą sprendimui
• Integruokite su remonto prašymais — kai kurios platformos leidžia sutartas remonto išlaidas įskaityti į nuomą, automatiškai koreguojant priminimų sumas

Brokik priminimai ir mokėjimai yra prie to paties objekto kaip sutartis, dokumentai, skaitiklių rodmenys ir nuomininko gedimų pranešimai, todėl mokėjimų istoriją turite po ranka, kai kalbate apie sutarties pratęsimą.

Kaip pradėti su mokėjimų automatizavimu

Automatinių mokėjimo priminimų diegimas nereikalauja techninių žinių. Štai praktiškas veiksmų planas:

• Įjunkite priminimus paskyros nustatymuose, skiltyje „Priminimai apie nuomą“; Brokik veikia naršyklėje, taip pat telefone, ir nieko nereikia diegti
• Įveskite objekto ir nuomininkų duomenis, įskaitant nuomos sąlygas, nuomos sumas ir mokėjimo terminus
• Įveskite mokėjimų sąskaitos numerį ir nuomininkų el. pašto adresus; jei norite siųsti SMS, pridėkite sutartį pasirašiusių asmenų telefono numerius ir nusipirkite SMS kreditų
• Informuokite nuomininkus apie naują sistemą — dauguma įvertins skaidrią, nuspėjamą komunikaciją
• Pirmus 2-3 mėnesius įrašykite mokėjimus iškart, kai jie gaunami, kad jau sumokėję nuomininkai negautų priminimų, ir pasižymėkite, kurie nuomininkai sumoka tik po priminimo

Apibendrinimas

Pagal fiksuotą grafiką siunčiami nuomos priminimai, prieš terminą, termino dieną ir po jo, sutaupo jums rašymą kiekvienam nuomininkui atskirai. Tačiau jie nepakeičia mokėjimų įrašymo: kol mokėjimas nepažymėtas, nuomininkas gauna grafike numatytas žinutes, ilgiausiai iki 14-os dienos po termino (SMS iki 15-os). Brokik mokėjimą įrašote rankiniu būdu arba iš MT940 išrašo, nuomininkas gali jį pažymėti pats iš el. laiško, o visų objektų įsiskolinimus matote vienoje ataskaitoje. Jei šiandien nuomininkams rašote patys, pradėkite nuo el. pašto priminimų, o SMS pridėkite, kai pamatysite, kuriems įsiskolinimams jų reikia.